Datenschutzerklärung

Transparenz und Vertrauen in der Personalverwaltung

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

kulmarentia ist als Anbieter von Finanzdienstleistungen im Bereich Personalmanagement verpflichtet, Ihre persönlichen Daten nach den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu behandeln.

Verantwortlich: kulmarentia
Adresse: Lüssumer Ring 55, 28777 Bremen, Deutschland
Telefon: +49406030516
E-Mail: support@kulmarentia.com

Art und Umfang der Datenerhebung

Bei der Nutzung unserer Dienstleistungen erheben wir verschiedene Kategorien personenbezogener Daten. Diese Erhebung erfolgt ausschließlich zur ordnungsgemäßen Abwicklung unserer Finanzdienstleistungen im Personalwesen.

Automatisch erhobene Daten

  • IP-Adresse und Browserinformationen bei Website-Besuchen
  • Datum und Uhrzeit der Zugriffe auf unsere Online-Services
  • Betriebssystem und Gerätetyp für technische Optimierung
  • Referrer-URL zur Analyse der Webseitennutzung

Bewusst übermittelte Daten

  • Kontaktdaten wie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
  • Unternehmensinformationen für die Personalverwaltung
  • Mitarbeiterdaten zur Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Steuerliche Informationen entsprechend gesetzlicher Anforderungen

Zwecke der Datenverarbeitung

Ihre Daten verarbeiten wir ausschließlich für konkrete, festgelegte Zwecke. Diese ergeben sich hauptsächlich aus der Natur unserer Dienstleistungen im Bereich der Personalfinanzierung und -verwaltung.

Besonders wichtig: Wir verwenden Ihre sensiblen Personaldaten niemals für Marketingzwecke oder geben sie an Dritte für kommerzielle Zwecke weiter.

  • Durchführung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Erfüllung steuerrechtlicher und sozialversicherungsrechtlicher Pflichten
  • Kommunikation bezüglich unserer Dienstleistungen
  • Technische Bereitstellung und Verbesserung unserer Online-Services
  • Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten basiert auf einer rechtlichen Grundlage gemäß DSGVO. Diese Transparenz ist uns besonders wichtig, da Vertrauen die Basis unserer Geschäftsbeziehungen bildet.

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen in der Personalverwaltung und Lohnabrechnung.

Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Bestimmungen erfordern die Verarbeitung bestimmter Mitarbeiterdaten.

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Für die technische Bereitstellung unserer Dienstleistungen und die Verbesserung unserer Services verarbeiten wir Daten basierend auf unserem berechtigten Interesse.

Ihre Rechte als betroffene Person

Die DSGVO gewährt Ihnen umfassende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte können Sie jederzeit gegenüber unserem Unternehmen geltend machen.

  • Auskunftsrecht: Sie können Informationen über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen
  • Berichtigungsrecht: Falsche oder unvollständige Daten werden auf Ihren Wunsch korrigiert
  • Löschungsrecht: Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer Daten fordern
  • Einschränkungsrecht: Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten unter bestimmten Umständen einschränken lassen
  • Widerspruchsrecht: Bei Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie Widerspruch einlegen
  • Datenübertragbarkeit: Sie können die Herausgabe Ihrer Daten in einem strukturierten Format verlangen

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte schriftlich unter support@kulmarentia.com oder per Post an unsere Geschäftsadresse. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen.

Datensicherheit und Schutzmaßnahmen

Der Schutz Ihrer Daten hat bei uns höchste Priorität. Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen.

Technische Sicherheitsmaßnahmen

  • SSL-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
  • Regelmäßige Sicherheitsupdates und Systemwartungen
  • Firewalls und Intrusion-Detection-Systeme
  • Verschlüsselte Datenspeicherung auf deutschen Servern

Organisatorische Schutzmaßnahmen

  • Zugriffsbeschränkungen nach dem Need-to-Know-Prinzip
  • Regelmäßige Schulungen unserer Mitarbeiter zum Datenschutz
  • Verpflichtung aller Mitarbeiter auf das Datengeheimnis
  • Dokumentierte Verfahren für den Umgang mit Datenschutzvorfällen

Speicherdauer und Löschfristen

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Dabei berücksichtigen wir gesetzliche Aufbewahrungsfristen, insbesondere aus dem Steuer- und Sozialrecht.

  • Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten: 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres
  • Steuerrelevante Belege: 10 Jahre nach Entstehung
  • Sozialversicherungsunterlagen: 30 Jahre nach Ende der Beschäftigung
  • Allgemeine Geschäftskorrespondenz: 6 Jahre nach Vertragsende
  • Website-Logdateien: 7 Tage nach Entstehung

Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten automatisch und sicher gelöscht, sofern keine anderen rechtlichen Verpflichtungen einer Löschung entgegenstehen.

Internationale Datenübertragungen

Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Sollten in Ausnahmefällen Datenübertragungen in Drittländer erforderlich sein, geschieht dies nur unter Einhaltung der DSGVO-Anforderungen.

Stand Januar 2025: Alle unsere Server befinden sich in Deutschland. Wir nutzen keine Cloud-Services außerhalb der EU für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann aufgrund geänderter rechtlicher Bestimmungen oder Anpassungen unserer Dienstleistungen aktualisiert werden. Die aktuelle Version finden Sie stets auf unserer Website.

Letzte Aktualisierung: Januar 2025
Version: 3.2

Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie über die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten oder durch einen Hinweis auf unserer Website.

Fragen zum Datenschutz?

kulmarentia - Ihr Partner für Personalfinanzen
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Telefon: +49406030516
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Sie haben außerdem das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren:
Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Bremen